Laiko planavimo klaidos, kurių galima išvengti

5 pagrindinės laiko planavimo klaidos, kurių galima išvengti. Kiekvienam žmogui, norinčiam būti efektyviu, svarbu išmokti tikslingai planuoti savo laiką ir mokėti  naviguoti kasdienių darbų ir įsipareigojimų gausoje.

---

---

Jei bent kartą per savaitę leisite sau trumpam sustoti ir paklausti: “Kokius laiko planavimo ir valdymo įgūdžius turiu?” ir “Kaip galėčiau būti efektyvesniu/-e?”, labai didelė tikimybė, jog jau po kelių savaičių pajusite teigiamus pokyčius. Mokantis dirbti planingiau svarbu atsižvelgti ir į pagrindines laiko planavimo klaidas:

1. Konkrečių ir aiškių TIKSLŲ neturėjimas

Ar žinote, kaip šiandien atliekamas darbas padės „nukeliauti“ link tikslų, kur norite atsidurti po 6 mėnesių? O galbūt po metų ar dviejų? Ar net po 10 metų?

Jei ne, tai greičiausiai šiuo metu „plaukiate pasroviui“ ir jūsų darbo diena neretai susidaro iš „gaisrų gesinimo“.

Tikslų išsikėlimas ir jų pasiekimo kelio bei etapų planavimas – atskiras mokslas, su savomis metodikomis, tačiau jei neturėsite savo tikslų, vadinasi, įgyvendinsite kažkieno kito tikslus.

Norėdami efektyviai planuoti savo darbus tiek ilguoju periodu, tiek kiekvienos dienos laiką, pirmiausia turite aiškiai žinoti, ką norite pasiekti ir kodėl darote tai, o ne kažką kito.

Tik tikslo turėjimas padeda lengviau koncentruoti ir fokusuoti dėmesį ties svarbiomis užduotimis ir greičiau pastebėti tuos darbus, kurie „vagia“ ir „degina“ jūsų laiką.

Taip pat aiškus tikslo turėjimas leidžia nustatyti ribas, terminus ir aiškiai suvokti prioritetus bei kokius reikia priimti sprendimus, kad pasirinktumėm tai, kas svarbu ir atsisakytumėm, kas mums nekuria vertės. Sėkmingi ir daug pasiekę žmonės, net nesvarbu, kiek jiems truko laiko pasiekti savo tikslą, visada žino, kokio rezultato jie siekia ir kas jų – tikslas.

Jei nežinosime savo gyvenimo kelionės tikslo ir tarpinių tikslų, tai negalėsime pasirinkti nei transporto priemonės, nei pakeleivių, nei tarpinių stotelių.

Aiškaus tikslo turėjimas padeda identifikuoti visus ir viską, kas nepadės Jums jo pasiekti.

2. PRIORITETŲ vengimas

Labai dažnai žmonės renkasi daryti „degančius darbus“ arba technines užduotis tam, kad būtų užimti ir išvengtų nepatogaus klausimo sau patiems „O kokie mano prioritetai?“ Tai neretai skiriamas dėmesys smulkiems, mažiau svarbiems ir neefektyviems bei pridėtinės vertės nesukuriantiems darbams.

Dauguma žmonių nepripažįsta, kad norint pasiekti rezultatų, svarbu nuolat atlikti užduočių ir tikslų prioritetizavimą.

Iš tiesų, prioritetų nustatymas, nuolatinis dėmesio skyrimas ir vis grįžimas prie jų tai – raktas į tikrai produktyvų darbą.

Jei neturite įpročių nusistatyti prioritetus, pradžioj gali užtrukti. Tam, kad žinotumėte, ar veikiate atsižvelgiant į tai, kas jums svarbiausia, analizuokite savo užduotis, išsigryninkite jų prioritetus pagal savo tikslus ir, svarbiausia, laikykitės jų. Dvi  ar trys savaitės praktikos padės išsiugdyti tinkamą įgūdį – nustatyti ir vis grįžti prie prioritetų.

3. Dirbti SKUBIUS, bet ne SVARBIUS darbus.

Kai savo dėmesį ir prioritetus dienos eigoje suteikiame skubiems ir „degantiems“ darbams, tačiau nebūtinai svarbiems ir kuriantiems ilgalaikę vertę, galime pastebėti, jog dirbame daug, tačiau rezultatų mažai.

Labai lengva nuklysti nuo savo tikslų, kai susikoncentruojama tik į skubius darbus. Būtent taip ir patiriamas spaudimas tiek dėl laiko, tiek iš aplinkinių. Kai dirbame tik skubius darbus, tuomet mes nevaldome savo laiko ir pasiduodame kitų žmonių kontrolei.

Prioritetų suteikimas skubiems darbams gali būti tik tuo atveju, jei toks darbas yra kritinis jūsų tikslų atžvilgiu.

Ir labai dažnai dienos pradėjimas ar pasirinkimas skubių darbų, tai dar viena atidėliojimo elgesio išraiška, nes svarbūs darbai neretai yra ir sudėtingesni bei reikalauja papildomo laiko, dėmesio bei pastangų. Taip mes save tarsi apgauname, kad skubūs darbai yra svarbesni.

Suvokdami šį proto žaidimą ir meškos paslaugą, kuri atitolina nuo tikslų, turite aiškiai užsirašyti ir matyti savo tikslus. Ir sąžiningai, prieš imdamiesi kiekvieno darbo ar bent kelis kartus per dieną savęs paklausti: „Kiek šis darbas iš tiesų yra svarbus ir kiek jis priartins mane prie mano tikslo?”

4. Vienu metu – keli darbai iš karto arba „MULTITASKING‘AS”.

Smalsūs, žingeidūs ir intelektualūs žmonės labai dažnai papuola į noro „padaryti daug ir viską vienu metu“ spąstus.

Kad ir kiek daug turėsime patirties bei kompetencijų, tačiau daugdirbystė (multitasking‘as) dar niekam nepadėjo dirbti iš tiesų efektyviai bei produktyviai.

Atvirkščiai, neuromokslo tyrimai  įrodo, kad daugybės darbų darymas vienu metu apkrauna mūsų smegenis ir išblaško dėmesį. Nes, kai skiriame laiko vienai užduočiai, prie kitos pereiti vėl užtrunka papildomai laiko. Praktikoje galime pastebėti, jog taip darbui atlikti užima 20-40 proc. daugiau laiko ir dažniau daromos klaidos, žmogus dienos pabaigoje jaučiasi įsitempęs ir pervargęs.

Žmogaus smegenys nėra sutvertos vienu metu atlikti kelis darbus ir vienodai sutelkti dėmesį į visas atliekamas užduotis.

Pažangios Vakarų kompanijos stengiasi mokyti savo darbuotojus dėmesingumo ir gebėjimo susikoncentruoti vienu metu tik į vieną darbą tam, kad kuo mažiau laiko reikėtų jo atlikimui, būtų taupomi ištekliai ir darant mažiau padarytumėm daugiau – tai, kas iš tiesų svarbu.

5. DĖMESIO TRIKDŽIAI

Žmogus, kuris negeba atpažinti savo dėmesio trikdžius ir nesimoko, kaip susifokusuoti bent 20 min (pvz. Pomodoro technika), gali prarasti net 2 valandas dienoje.

Dėmesio trikdžiai – distraktoriai – tai įvairiausių programėlių priminimai, kolegų laiškai ar susirašinėjimai chat‘e, reagavimas į kiekvieną laišką čia ir dabar.

Socialiniai tinklai, informacinės technologijos lengvina gyvenimą, padeda greičiau susisiekti ir lengviau bendrauti, tačiau tuo pačiu metu – tai pagrindinė blaškymosi priežastis.

Galime save ar kolegą, ar artimąją pastebėti, kaip tam tikrą laiką būnant kartu, žmogus vis ima telefoną į rankas ir tikrina, ar nėra naujų pranešimų ir pan.

Taip patenkame į priklausomybę nuo išmaniųjų technologijų ir prarandame savo dėmesį reaguodami – iššokantys pranešimai ar nuolatinis telefono, socialinių tinklų tikrinimas nutraukia mūsų dėmesį ir atliekamo darbo eigą, kūrybinį procesą.

Jei jaučiate, jog nesate priklausomas nuo išmaniųjų technologijų, pabandykite dieną, dvi ar net savaitę pagyventi nereaguojant ir netikrinant įvairiausių programėlių ir telefoną naudoti tik bazinei – pasiskambinimo funkcijai.

Jei suprantate, jog taip gali nepavykti, pabandykite išjungti visus pranešimus ir pokalbius, paskirkite nepertraukiamą laiko tarpą svarbiems darbams ir bent valandą ar dvi netikrinkite telefono, prieš tai įsijungę skrydžio režimą ar nutildę visus garsus.

Dėmesys šiandien yra pagrindinė valiuta, o laiko valdymo ir darbo atlikimo efektyvumas –  įgūdžiai, kurie svarbūs norint būti savo gyvenimo laiko šeimininkais ir dirbti realizuojant save su kuo mažiau įtampos ir nepervargstant.

Laiko planavimas: papildomi šaltiniai

Laiko planavimo klaidos: Išsamiai seminare: “Laiko planavimas užimtiems žmonėms”.

Plačiau šiame įraše:

Laiko planavimo klaidos | Skaitykite kitus straipsnius temose: Saviugda

Laiko planavimo klaidos | Gydytojai ir specialistai: Šiuolaikinės psichologijos ir psichoterapijos centras